【初心者向け】誰でも簡単！ChatGPTでビジネスメールを作成する方法！

メールの文章って、なんでこんなに疲れるの？

• 文章がうまくまとまらない
• 言い回しが何か変な気がする
• 何度も同じ表現を使ってしまう

そんなふうにメール文を書くのに時間がかかってしまい、気づけば数十分経っていた…なんて経験ありませんか？

私自身も、社内メールやクライアント向けの文面で、

• 文章のつながりが不自然になる
• 同じ言葉を何度も繰り返してしまう
• 丁寧に書こうとすると回りくどくなる

といった悩みをたくさん抱えていました。

でも今は、ChatGPTが “自然で伝わる” 文面をサッと作ってくれるおかげで、書くストレスからかなり解放されています。

今回はChatGPTのメールでの活用法を紹介していきたいと思います。

なぜAIがメール文の作成に有効なのか？

社内外のメール文は、以下の点で気をつかいますよね。

このバランスをとるのが意外と大変という方も多いのではないでしょうか。

しかしChatGPTは、こうした要素を見事に整えてくれます。

書き出しや締めの文を自動で提案してくれますし、敬語・丁寧さ・距離感といったトーンや言葉遣いも簡単に調整可能です。

また、同じ意味の重複表現を言い換えてくれますし、文章を読みやすい流れに変えてくれます。

読みづらい社内メールがこう変わる！

社内メールは情報伝達の基本です。

でも、読みづらい文章は誤解やストレスのもとになってしまうので、なるべく読みやすい文章を書きたいですよね。

ここでは、ChatGPTを活用して「読みづらいメール」がどう生まれ変わるのか、Before/Afterで比べてみたいと思います。

Before（実際にありがちな例）

まずはBeforeのメール文です。

自分も以前は同じような文章を書いていましたし、特に文章的に問題ないと思う人もいるかと思います。

このメール文の読みにくいイマイチポイントを挙げてみました。

ではこの文章をChatGPTを使って読みやすい文章に変えていきたいと思います。

ChatGPTに投げたプロンプト

ChatGPTには以下のプロンプトを入力しました。

以下の文章を社内メールとして自然で読みやすい文章に整えてください。
・宛先は同僚（丁寧だが硬すぎない）
・結論が先に来るようにしてください
・同じ表現が続かないようにしてください

【原文】
上記のBefore本文

After（ChatGPTで整形したメール文）

ChatGPTに読みやすくしてもらったメール文が以下のものです。

どうでしょうか？Beforeの文章も悪くはないですが、Afterの文章の方がより伝わりやすいと思いませんか？

Afterのメールで改善されたポイントを挙げてみます。

また、ChatGPTで作成したメール文は、Word形式で出力したり、GmailやOutlookに直接貼り付けて使うことも可能です。

よくある質問＆応用アイデア

ここではChatGPTを使う際の質問やこういう使い方もできる！というものをQ＆A形式でまとめておきます。

社内と社外でトーンを分けるには？

プロンプトに「社外向けに丁寧で誠実なトーンで」と明記するだけでOK

添削モードで使いたいときは？

「この文章を読みやすく修正してください。表現はなるべく原文に近づけてください」というニュアンスのプロンプトを書けばOK

よく使う文面を定型文化できる？

過去のメールをもとにテンプレート化しておくと、ChatGPTにカスタマイズさせるだけで済むようになります。

文章が苦手な人ほど、AIの言語センスを使おう

丁寧に書こうとするあまり、まどろっこしくなったり、何度も読み直してしまったり。

そんな負担を減らし、目的がちゃんと伝わるメール文を「短時間で」「確実に」仕上げることができるのがChatGPTです。

メールの文章に悩んだら、まずはAIに下書きを任せてみる。
それだけで、仕事のスピードも、文章の質もぐっと上がりますよ！