ChatGPTで月報業務を効率化！数字を説明する時間が半分に！

数字だけじゃ伝わらない“月報”の悩み

毎月やってくる月報作成。

多くの職場で当たり前のように存在するこの業務、正直なところ「ただの作業」になっていませんか？

私もこれまで、営業実績や業務進捗などを表にまとめ、数字を並べて提出してきました。

たしかに形式としては整っていました。

ただ、読み返してみると、

• この数字が何を意味しているのか？
• どこが良くて、何が課題だったのか？

といった“中身”が全然伝わらない報告書ばかりでした。

しかも上司に提出したあと、「で、これってどういうこと？」と聞き返されることもしばしば。

数字は正確に入力しているつもりでも、それだけでは伝わらないのだと痛感しました。

そんな思いから、ふとChatGPTに月報を“書かせて”みたところ、思わぬ発見がありました。

今回は、その体験を通じて感じた変化や工夫したポイントを共有したいと思います。

Before｜手入力で“とりあえず埋める”月報の実態

数字は埋めるけど「中身」は空っぽ

これまで私が毎月作成していた月報は、正直言って「数字を入力して終わり」のものでした。

Excelにまとめたデータを元に、必要な項目を手入力でポチポチ埋めていく。

それなりに時間もかかるし、見た目だけ整った“それっぽい報告書”を提出するのが目的になっていました。

でも、いざ上司に提出すると、「この増減の理由は？」「なぜ下がったの？」と聞かれることも多く、あたふた。

数字だけでは何も伝わっていないことを痛感することも少なくありませんでした。

コメント欄の「とりあえず感」

特に困っていたのが、最後にある「コメント欄」。

本来は、数値の増減理由や現場で感じたことを簡潔にまとめる場所なのですが、何を書けばいいのかわからず、毎月こんな感じで済ませていました。

「今月も特に問題なし」「特になし」「順調です」――これはもう、私の“定番フレーズ三兄弟”でした。

実際には少し変化があっても、その要因まで考える余裕もなければ、言語化する力も足りない。

とりあえず埋める。空欄にしない。

それって報告になってる？

上記のような月報を読んで、上司や同僚が「現場の状況がよくわかった」と感じてくれるかといえば…答えは明白です。

数字の変化を眺めても、その“なぜ”がわからなければ、報告書としての意味は薄いです。

しかし、当時の私はそれを改善する方法もアイデアも持っておらず、「まあ毎月のことだし、これでいいか」と流してしまっていました。

そんな状態を解決してくれたのが、ChatGPTでした。

ChatGPTに使ったプロンプトとデータの渡し方

「この数字、どう書けばいいんだ…」の悩みを代わりに解決

そんな悩みを抱えていたとき、ふと思いついたのが「ChatGPTに月報コメントを書かせてみる」という方法でした。

最近、社内でも業務効率化の話題としてChatGPTの名前を耳にすることが増えていたので、「月報にも使えるのでは？」と試してみることにしたのです。

データは簡単に整理。使ったのはいつものExcel

まずは、いつも通りExcelにまとめていた月次データをコピーし、ChatGPTに貼り付けて使いました。

形式としてはこんな感じです。

【今月のデータ】
・問い合わせ対応件数：120件（先月108件）
・クレーム件数：4件（先月3件）
・成約件数：25件（先月27件）

この数字を基に、月報コメントを作ってください。
それぞれの数値の増減理由を考察しつつ、上司に説明するつもりで、簡潔にわかりやすくお願いします。

ポイントは、「どんな目的で使うか」「どんなトーンで書いてほしいか」をあらかじめ伝えることです。

私はよく「読み手は上司です」「簡潔に」「丁寧語で」などと補足するようにしています。

プロンプトは“指示書”だと思うとスムーズ

ChatGPTにとってプロンプト（指示文）は、まさに「仕様書」のようなものです。

こちらが丁寧に情報を与えれば与えるほど、返ってくる文章の精度も上がります。

最初は「今月の数字を見て、コメントを作ってください」だけでも十分ですが、慣れてきたら以下のようなポイントも含めると、より実用的な文が出力されやすくなります。

こうして試してみたところ、想像以上に“読みやすく、伝わる”月報コメントが出てきたのです。

次のセクションでは、その結果を「Before／After」で比較しながら、ChatGPTによる月報生成の効果をご紹介します。

After｜意味のある文章で読み手の理解が深まる

ChatGPTが書いたコメントを見て驚愕

ChatGPTに月報コメントの作成を依頼してみたところ、返ってきた文章は、思っていたよりもずっと“人が読んで納得できる”ものでした。

項目	今月実績	前月実績	増減	コメント
問合せ対応件数	120件	108件	+12件	新商品のキャンペーン告知に伴い、商品に関する問い合わせが増加
クレーム件数	4件	3件	+1件	一部商品の発送遅延に関するクレームが1件発生しました。既に対応済み。
成約件数	25件	27件	-2件	成約率はほぼ横ばい。前月比でリードの質にばらつきがあったと考察

「なるほど」と思える、背景説明のあるコメントに

どうでしょうか？たった数行ですが、数字の増減にきちんと背景説明がついていて、読み手が「なぜそうなったのか」を自然に理解できると思います。

自分で書こうとすると手が止まるような一文も、ChatGPTならスッと文章にしてくれます。

特に、クレーム件数や成約件数のように“減ったり増えたり”した微妙な数字に対して、客観的かつ無難な説明がつけられるのが助かります。

これを提出したところ、上司からの反応も明らかに変わりました。

「見れば内容がすぐわかるようになったね」「具体的で助かる」と言ってもらえたのです。

それまで“流し読み”されていた月報が、ちゃんと読まれる報告へと変わった瞬間でした。

このように、ChatGPTを使うことで、数字に「意味」と「文脈」を与えることができるようになりました。

とはいえ、ただ投げれば完璧な文章が出てくるわけではありません。

次のセクションでは、ChatGPTに月報を書かせるときに気をつけているポイントをご紹介します。

ChatGPT活用のコツ｜ただ投げるだけではダメ

「なんか微妙…」な出力になる理由

ChatGPTは非常に優秀なツールですが、万能ではありません。

最初に試したときも、プロンプトが曖昧だと、どこかふんわりした文章が返ってくることがありました。

たとえば、

「今月の数字です。コメントを作ってください」

とだけ伝えた場合、出力される文章は一般的すぎて、どの会社でも使えそうな“テンプレ感”のある内容になってしまいがちです。

これは人間でも同じで、「自由に意見ください」とだけ言われると、的を絞った回答がしづらいのと同じことです。

「どの数字が重要か」を明示する

そこで効果的だったのが、「今回は成約件数に重点を置いてコメントを作ってください」といった指示を加えることです。

数字は複数あるけれど、読み手に特に注目してもらいたい指標は何か？

自分なりに“伝えたいこと”を整理してから、それをChatGPTに伝えると、ぐっと狙いに合ったコメントが返ってくるようになりました。

トーンや視点も指定できる

さらに便利なのが、書き手の「トーン」や「立場」も指定できることです。

たとえば、以下のような指定を加えるだけで、文章の雰囲気ががらっと変わります。

報告の目的や読み手に応じて、こうしたニュアンスを伝えることで、より実用的な文章になります。

ChatGPTは“補助ツール”。考えるのは自分

忘れてはいけないのは、ChatGPTは代わりに考えてくれる存在ではなく、文章化を手伝ってくれる補助ツールだということです。

意味のあるアウトプットを引き出すには、こちらから「何を伝えたいか」「どこを掘り下げたいか」という方針を持っておく必要があります。

むしろ、ChatGPTを使うことで自分の中でも情報の整理ができ、「あ、今月はここがポイントだったんだな」と気づけることも多くなりました。

注意点と限界｜すべてAI任せはNG

一見それっぽい、でもよく読むとズレていることも

ChatGPTが生成する文章は、ぱっと見では「ちゃんと書けてる！」と思えるクオリティです。

しかし、細かく読んでいくと「これは事実と違うな」「ちょっとニュアンスが違うかも」という違和感が出てくることもあります。

たとえば、問い合わせ件数の増加について「キャンペーンの影響です」と書かれていても、実際には別の要因だったり、クレームの背景に触れていても内容が少しずれていたりします。

ChatGPTはあくまで「推測」で文章を作っているため、鵜呑みにしてそのまま提出するのは避けたほうが安全です。

専門用語・社内事情は教えてあげる必要がある

社内特有の略語や業界用語、背景事情などは、ChatGPTは知らない前提で使う必要があります。

たとえば「アクティブ件数」「W対応」「リード質のばらつき」など、日頃自分たちの間では当たり前に使っている表現も、明確に定義を伝えない限りAIには伝わりません。

私は必要に応じて、プロンプト内に「アクティブ件数とは、現在進行中の案件数を指します」などと補足説明を入れるようにしています。

これだけで文章の精度がかなり上がります。

あくまで“たたき台”として使うのが正解

ChatGPTのアウトプットは、「ドラフト（たたき台）」として使うのが一番しっくりきます。

まずはAIに文章を作ってもらい、それをベースに必要な部分を手直ししたり、自分なりの表現に言い換えたり。

ゼロから文章をひねり出すより、ずっとラクで早く、かつ納得のいく月報が仕上がります。

私は最終的に「これは自分の言葉として提出できるか？」という視点で読み直すようにしています。

ChatGPTはあくまで書く部分の労力を減らしてくれる存在であって、伝える責任までは肩代わりしてくれません。

“書く”より“考える”に時間を使えるようになった

月報づくりのストレスが、ひとつ減った

ChatGPTを使って月報のコメントを書くようになってから、「何を書こう…」と悩む時間が大幅に減りました。

数字を入力して、「こんな感じでまとめて」と指示するだけで、それなりに伝わる文章が出てくる。

これだけでも、月末の業務がグッとラクになります。

「自分で一から文章をひねり出す」のではなく、「AIが作ったたたき台を見て、補足や修正を加える」という形に変わったことで、精神的な負担も軽くなりました。

また、ChatGPTは文章を整えるのが得意だからこそ、自分自身は「伝えるべき中身」に集中できるようになったのです。

ChatGPTは、月報作成の「頼れる相棒」になりつつあります。

もし月報づくりに悩んでいる方がいたら、一度試してみてはいかがでしょうか？