ChatGPTでExcel業務の段取りを一発解決！迷わず動ける仕事術

Excel開いたのに、何も進まない…

Excel業務、やることの方向性は見えているのに、手が止まることありませんか？

• 「傾向を出して」と言われて戸惑う
• とりあえずファイルは開いたけど、手が止まる
• やらなきゃと思っても、頭の中がごちゃごちゃ…

実はこれ、「スキル不足」ではなく「段取りの見通し」が立っていないだけかもしれません。

そんなときに使えるのがChatGPTです。

ChatGPTは、いきなり答えを出すのではなく、

「まずは何から始めたらいいか？」
「どんな手順で進めるべきか？」

を一緒に考えてくれる存在です。

今回はChatGPTを使ってExcel業務をどう段取りしていくか、具体的な事例を交えて紹介します。

Before｜Excel業務、どこから始める？問題

ある日、上司から「月次の売上報告、まとめておいて」と頼まれたとしましょう。

データの入ったExcelファイルはすでに渡されています。

ぱっと見、表はできてる。数字も並んでる。…でも、そこからが問題です。

頭の中には“やることのカケラ”は浮かぶのに、どこから手をつければいいか分からない。

そんな状態になってしまうんです。

手順がふわっとしてると、作業を始めるのがとにかく億劫。

Excel業務って、いざ始める前の“段取り迷子”が一番しんどかったりします。

ChatGPTは「まずは何からやればいいのか？」を整理してくれて、最初の一歩を軽くしてくれるんです。

After｜ChatGPTに相談してみた｜プロンプト例

私はこんな感じでChatGPTに相談しました。

Excel業務を効率化するための手順を教えてください。

・カテゴリ別の月次売上データ
・A列は月
・B列は地域
・C列はカテゴリ
・D列は売上
が記載されています。
・ピボットテーブルを使って集計やグラフ化をしたいと考えています。

ChatGPTからの回答を基に実際にピボットテーブルの作業をしていきたいと思います。

①前提となるデータ形式を確認する

まずはChatGPTに送ったデータの形式と、ChatGPTが理解したデータの形式が合致しているかの確認です。

ChatGPTが異なった理解をしていると作業手順が変わってくるのでここは最初に確認しておきましょう。

今回は以下の通り、ちゃんとChatGPTに表の形式が伝わっていました。

②ピボットテーブルによる集計手順

データの認識違いがなかったので、ここから実際に作業していきましょう。

ChatGPTからの回答には以下のような作業手順が記載されていました。

この手順を基にして実際に作業していきます。

実際に作業しましたが、本当にスムーズにピボットテーブルを作成することができました。

また、グラフ化の手順も記載されていましたのでグラフも作成してみました。

ここまでの作業時間は数分のため、自分で手順を考えるよりもやりたいことをChatGPTに伝えた方がささっと業務が進められそうな気がします。

Before / After 比較で見る“効果”

比較で効果を確認しよう

ChatGPTはやりたいことを伝えるだけで具体的な手順をしっかりと作成してくれます。

そのため、すぐに作業を開始することができますし、その分他のことを考える時間を増やせます。

特に考える事が仕事の人ほど、ChatGPTの「段取り相談」は威力を発揮します。

状態	Before	After
作業スタート	手が止まりがち	スムーズに着手できる
頭の中	ごちゃごちゃ	整理された作業ステップ
作業効率	試行錯誤で時間ロス	最短ルートで進行
ストレス	高い（不安・迷い）	低い（相談できる）

応用アイデア｜段取り相談は何でも使える！

今回はExcelの作業手順を質問しましましたが、段取りの相談は何でも使えます。

“これから何をやるか”を誰かと整理できるだけで、仕事の進み方が変わります。

AIに「どう進めるか」を相談するという新常識

「やるべきことは分かってる。でも、何から始めればいいかが分からない」

そんなときこそ、ChatGPTの出番です。

作業の「目的」さえ伝えれば、AIはゴールまでの道のりを描いてくれます。

どんな順番で手をつければいいのか、どこをチェックすべきか、どんな形でまとめると伝わりやすいか…。

迷いがちな部分を、スッと整理してくれるんです。

AIは答えを出すだけじゃありません。

“動くための順番”を示してくれる、いわば「ナビゲーター」のような存在です。

だからこそ今、業務の「最初の一歩」は、ChatGPTと一緒に踏み出すのが当たり前になりつつあります。

迷ったらまず聞いてみることから始めていきましょう！