月報は“作るのも読むのもつらい”
毎月やってくる「月報作成」という業務。
淡々と数字を並べて、それっぽいコメントを添える…そんな作業になっていませんか？
一生懸命書いても、「で、結局どうだったの？」と上司に聞かれる。
実は読む側も、数字だけの月報を見せられてもピンときません。
僕も以前は「義務」でしかないレポートを作っていました…
ただ、ChatGPTを使うと驚くほど簡単に、「意味のある月報」が完成しました。
この記事では、ChatGPTで月報を作ってみた実例や、簡単な使い方を紹介します。
ただの数字の羅列から、「伝わるレポート」への一歩を踏み出してみませんか？
Before｜数字だけ並べた“無味乾燥な月報”
月報を書くとき、まず手元にあるのは「売上」「件数」「前年比」などの数字だと思います。
とりあえず表にまとめて、必要そうな数値をコメントに書き添える。
そんな月報を毎月作っていませんか？
たとえば、
- 売上：1,230万円（前月比+15%）
- 契約件数：26件（前年比△3件）
というように、数字の変化だけを記載して終わりという月報が沢山あると思います。
一応は報告書の体裁になっていても、「なぜ増えたのか」「どう評価すべきか」は書かれていません。
当然ながら、読み手の上司や同僚からは「で、何が起きたの？」とツッコミが入ります。
数字はあるのに、背景や意図が伝わらないんですよね。
自分でも後から読み返して「何を伝えたかったんだっけ？」と思うこともありました。
せっかく時間をかけて作っているのに、手応えがない――。
これが、AIに頼る前の「残念な月報」の現実でした。
After｜ChatGPTで“意味のあるレポート”に
そんな悩みを解決してくれたのが、ChatGPTでした。
「数字とちょっとした状況説明」を入力するだけで、驚くほどスムーズに文章を組み立ててくれます。
たとえば、こんなふうにプロンプトを入力して依頼します。
売上が前月比＋15％でした。主な要因はキャンペーン施策とリピーター増です。この内容を月報の報告文にしてください。
するとChatGPTは、次のようなレポート文を出してくれます。
今月の売上は1,230万円と、前月比で約15％の増加となりました。
主な要因としては、今月実施したキャンペーン施策の効果に加え、リピーター顧客の増加が挙げられます。
今後もこの流れを継続するために、キャンペーンの継続と既存顧客へのフォロー施策を強化していきます。
数字の背景や意図、さらに次のアクションまで自然な形で盛り込まれていますよね。
僕も初めて使ったときは、「これは使えるな」と実感したのを覚えています。
特に自分ではなかなか出てこない「伝わる言い回しや整理された構成」も、ChatGPTなら一発です。
ChatGPTに手伝ってもらうことで、数字の「変化」だけでなく「意味」や「価値」を伝える月報に変わりました。
実践ステップ｜AIで月報を作る簡単プロセス
「便利そうだけど、使い方が難しいのでは？」と思った方、ご安心ください。
ChatGPTを使った月報作成は、思っている以上にシンプルです。
以下の3ステップで、誰でもすぐに始められます。
① 数字と状況を箇条書きで用意する
まずは報告に使いたいデータや背景情報を簡単にまとめます。
この段階で完璧な文章にする必要はありません。むしろ、箇条書きでOKです。
例）
・売上：1,230万円（前月比＋15％）
・原因：キャンペーン施策、リピーター増
・今後の方針：キャンペーン継続、既存顧客フォロー
② ChatGPTに「月報文を作って」と依頼する
次に、その情報をChatGPTに投げかけます。
プロンプト（指示文）はざっくりで大丈夫です。
例）
以下の情報をもとに、月報の報告文を作ってください。
（↑の箇条書きを貼付）
すると、読みやすく整った文章を自動で作ってくれます。
③ 必要に応じて、少し手直しするだけ
あとは自分で内容をチェックして、細かい言い回しや表現を自分らしく整えるだけです。
実際にやるとわかるのですが、ゼロから文章を考える負担に比べると圧倒的に楽です。
「書くのが苦手」「言葉がうまく出てこない」そんな人ほど、ChatGPTの力は頼りになります。
一度やってみると、もう手放せなくなりますよ。
Before/After比較｜文の印象がここまで変わる！
実際に、ChatGPTを使って作成した月報文と、従来の自作文を比べてみましょう。
どちらが読みやすく、伝わる内容になっているかは一目瞭然です。
今月の売上は1,230万円で、前月比＋15％でした。
件数は26件で、前年比−3件。
引き続き頑張っていきます。
この月報だと、数字は入っているものの、背景や意図がわかりづらく、「で、何が起きたの？」となりがちです。
読み手にとっては、単なる報告でしかありません。
ほんのひと手間で、こんなにも印象が変わるなら使わない手はありません。
「数字をただ並べるだけの月報」から、「行動につながる報告書」へ変わります。
ChatGPTは、そんな変化を簡単に後押ししてくれる存在です。
応用アイデア｜議事録や報告書にも使える！
ChatGPTを使って月報を改善してみて感じたのは、「これ、月報以外にも使えるな」ということでした。
実際に試してみると、以下のような業務でも効果を発揮してくれます。
議事録の要約
会議のメモや録音内容を箇条書きにして渡せば、ChatGPTが要点を整理し、読みやすい議事録にまとめてくれます。
特に「誰が・何を・どうする」といったToDo付きの書き方も得意です。
報告書の文章化
業務報告やトラブル報告など、「文章で説明しないといけないけど書きづらい」ものにも有効です。
状況と結果、対応策などを入力すれば、わかりやすくロジカルに仕上げてくれます。
クレーム対応やメール文面にも応用可
感情のコントロールが必要な文面も、ChatGPTにトーンを指示すれば調整可能です。
「丁寧かつ冷静に」「謝罪の意を込めて」などの指示がちゃんと反映されます。
つまり、「書きたい内容はあるけど、うまく言葉にできない」という場面すべてが活用チャンス。
AIは、伝えたい気持ちや意図を“言葉にする”部分を、静かにサポートしてくれるパートナーです。
月報は「伝える」がゴール
月報を書く目的は、「ただ数字を並べること」ではありません。
本当に大事なのは、その数字の「意味」を読み手に伝えることです。
ChatGPTを使えば、その「伝える」部分をぐっとラクに、かつ効果的に進めることができます。
丁寧な文章を一から書こうとしなくても、情報を渡すだけでAIが言語化を手伝ってくれます。
それだけで、月報のストレスが大幅に減り、「ちゃんと読まれるレポート」へと変わります。
