【Excel×自動化】売上グラフと報告文を一発作成する方法を解説！

Excelだけで完結できる？

売上データの集計が終わった後、グラフを作成して、さらに報告文を考えて…という一連の作業、毎月なんとなく手間を感じていませんか？

Excelでのグラフ作成は一見シンプルに見えても、「書式を整えて」「見やすく仕上げて」「コメントをつけて」など、意外と時間を取られがち。

そして、そこに続く報告文の作成では、毎回ゼロから文章を考えるか、前月のファイルを開いてコピー＆修正する…という流れもよくある話です。

今回は、そんな“毎月のルーティン”をぐっとラクにするために、Excelだけで売上グラフと報告文を自動で作る方法を紹介します。

さらに、ChatGPTを使って報告文の質を上げる方法にもチャレンジしてみました。

「業務の効率化を図りたい」「数字を見るだけじゃなく、ちゃんと“伝える”ところまで仕組みにしたい」と考えている方に、きっとヒントになるはずです。

よくある課題

売上データの集計作業は、毎月のように発生する定型業務ですが、実際にはいくつもの地味な手間が潜んでいます。

たとえば、

といった問題は、どの現場でも「あるある」ではないでしょうか。

さらに、「どこが良くなったか」「前年と比べてどうか」など、読み手にわかりやすく伝えるには、それなりの言葉選びと工夫も必要です。

これを毎月ゼロから行っていたら、かなり工数が取られてしまいますよね。

だからこそ、「数字をもとに、グラフと報告文を自動でつくる仕組み」を取り入れることで、業務の質とスピードの両方を引き上げることができるのです。

その第一歩が、今回紹介するExcelとAIを使った自動化です。

まずはExcelだけでここまでできる！

「自動化」と聞くと、難しい関数やマクロを思い浮かべがちですが、実はExcelの基本機能だけでもかなりの部分を効率化できます。

特に売上推移のグラフ作成と、簡単な報告文の生成であれば、テンプレートを工夫するだけで十分に使える仕組みが作れます。

グラフはテンプレ化しておく

データの構造（縦軸：売上、横軸：月など）を決めておけば、あとは新しい数値を入力するだけで、グラフが自動で更新されるように設定できます。

グラフの種類も「折れ線」「棒グラフ」など用途に応じて選び、見やすいレイアウトで固定しておくのがポイントです。

報告文は関数で組み立てる

IF関数やTEXT関数を活用すると、「前月比でプラス or マイナス」に応じたコメントを自動で生成できます。

今月の売上がセルD2にあり、前月の売上がセルC2にある場合、以下の文章を報告文にしておくと自動で「前月比増加or減少」を表示してくれるようになります。

="今月の売上は " & TEXT(D2,"#,##0") & "円で、前月比 " & IF(D2>C2,"増加","減少") & "しました。"

こうした簡易的な文章でも、「報告文をゼロから考える手間」を大幅に減らせます。

完全自動ではないにせよ、「型」さえ作っておけば、毎月の作業は「入力だけ」で済むようになります。

Excelの力をうまく使うだけで、十分な業務効率化が可能です。

まずはここから始めてみるのが、最も現実的な一歩かもしれません。

ChatGPTを使って報告文をレベルアップ！

Excel関数だけでもある程度の自動化は可能ですが、「もっと読みやすく、もっと気の利いた文章にしたい」と思ったことはありませんか？

そこで活躍するのが ChatGPT です。

数字を渡すだけで“それらしい”文章に

たとえば、「1月の売上：105,000円、前月比：＋12％、過去最高を更新」といった数値情報を入力すれば、ChatGPTは以下のような文章を即座に出力してくれます。

「1月の売上は105,000円となり、前月から12％増加しました。これは過去最高を記録しており、年初から好調なスタートとなりました。」

ただの定型文ではなく、文脈を読み取った“自然な報告文”に仕上がるのが最大の魅力です。

使っているプロンプト例も紹介

以下のようなプロンプトをテンプレ化しておけば、誰でもすぐに使えます。

以下の売上データをもとに、上司に報告する文章を作成してください。
・対象月：2025年1月
・売上：105,000円
・前月比：+12%
・前年比：+5%
・特記事項：過去最高を更新
文章は200文字以内で、ビジネス向けの口調でお願いします。

必要に応じて語調や長さも調整できるので、「今月はシンプルに」「今月は強調したい」など、柔軟に使い分けられるのもメリットです。

報告文を毎回手作業で書く時代は、もう終わりかもしれません。

ChatGPTを“部下”として使えば、数字から自然な文章を“自動生成”してくれる。そんな新しい働き方が、すでに始まっています。

実例紹介：1月〜6月の売上推移グラフと報告文

ここでは、実際にExcelとChatGPTを使って作成した「売上推移グラフ」と「報告文」の事例をご紹介します。

Excelで作成した売上グラフ

今回は、以下の2025年1月〜6月の月次売上データをもとに、カテゴリ別の売上推移を棒グラフで可視化しました。

グラフはあらかじめテンプレート化しておいたため、数値を入力するだけで即座に反映可能です。

書式や配色も統一されているため、毎月の報告資料としてそのまま使えるレベルです。

ChatGPTで作成した報告文（実例）

以下は、上記のグラフと数値をもとに、ChatGPTで生成した報告文の一例です。

2025年上半期の売上は、商品A・B・Cすべてで堅調に推移しました。特に商品Bは4〜5月にかけて大きく伸び、月間売上が初めて25万円を突破。
商品Cは2月に一時的なピークを記録したものの、以降は安定して推移しています。全体としては、前年比でも着実な成長が見られ、好調な上半期となりました。

数字の変化を的確にとらえ、読み手に「要点」と「背景」が伝わる形にまとめられています。

作業内容	Before（手作業）	After（自動化）
グラフ作成	毎回作図・整形が必要	入力だけで自動生成
報告分作成	数字を見ながら毎回ゼロから作文	ChatGPTが自動で文章作成
作業手順	約30～40分	約10分以内

ちょっとした仕組みとツールの組み合わせで、見た目も内容も“完成度の高い資料”が、驚くほど短時間で作れるようになりました。

これが日常業務に組み込まれれば、資料作成に追われる時間を大幅にカットし、本来の業務に集中する余裕も生まれてきます。

メリットと注意点

自動化のメリット

1. 圧倒的な時短
   • グラフ作成や報告文のたたき台が一瞬で完成するので、作業時間が半分以下になるケースもある
   • 毎月の繰り返し作業だからこそ、時短効果は積み重なります
2. 作業の標準化・属人化防止
   • テンプレート化やChatGPTの活用で、「誰が作っても一定のクオリティが出る」状態になります
   • 引き継ぎがしやすくなり、作業の属人化を防げます
3. 報告文の質が安定する
   • 数字を基にした一貫性のある文章が生成できるため、「感覚に頼った報告」になりにくく、読み手への信頼感もアップします

注意しておきたい点

• ChatGPTの文章は“万能”ではない
  • 自動で出力される文章は便利ですが、内容の正確性や文脈のニュアンスには注意が必要です
  • 特に社内外の重要な報告では、必ず目を通して微調整が必要です
• セキュリティと情報管理
  • ChatGPTなどの外部ツールを使う場合は、社外秘情報や個人データを含まないように配慮が必要です
  • 自社のセキュリティポリシーに沿った使い方を徹底しましょう

便利さと安全性のバランスをとることで、業務の効率化と品質向上の両立が可能になります。

“自動化”はあくまで道具です。

うまく使えば、あなたの働き方を大きく変える武器になります。

まとめ

売上データの報告は、数字の集計だけでなく「どう見せるか」「どう伝えるか」が問われる業務です。

これまで毎月手作業でこなしていたグラフ作成や報告文の作成も、ExcelとChatGPTを組み合わせれば、驚くほどスムーズに“仕組み化”できます。

特に今回紹介したように、

• Excelのテンプレートでグラフを自動生成
• ChatGPTで報告文を自動作成

という2つをセットで使うことで、作業時間の短縮だけでなく、資料の完成度や読み手への伝わりやすさも一段アップします。

一度型を作ってしまえば、あとは入力するだけ。

忙しい毎月のルーティン業務こそ、早めに自動化しておくことで、本当に注力すべき仕事に時間とエネルギーを割くことができるようになります。

「効率化したいけど、何から始めていいかわからない」という方は、まずは今回の方法をベースに、小さな自動化から試してみてはいかがでしょうか？

未来の自分がきっとラクになります。