Excel関数の意味を自動で説明!ChatGPT活用で業務が超効率化

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Excel関数、なんとなく使っていませんか?

Excelでよく使うIF、VLOOKUP、SUMIFなどの関数を、なんとなく「こうすれば動く」と思って使っていませんか?

正直に言うと、私自身もそうでした。

ネットや過去のファイルから数式をコピペして、「あ、動いたからOK」とそのままにしてしまうことが多かったんです。

でも、いざそのファイルを同僚に引き継ぐときや、自分で数か月後に見返したとき、こう思うわけです。

この関数、何をしてたんだっけ……?

関数そのものはExcelがちゃんと動かしてくれる。

でも、「この数式がどんな意図で書かれていたのか」は、誰も説明してくれません。

関数の動きはわかっても、「この条件分岐は何のため?」「なぜこの範囲を参照してるの?」という“背景”がブラックボックス化していく。

Excelにおいて、「関数が書ける」ことと「その意味を説明できる」ことは、似ているようで全然ちがうスキルです。

そんなときに、ChatGPTに関数の意味まで説明してもらえるようになったら自分の理解も深まるし、他の人にもわかりやすい、引き継ぎしやすいファイルが作れる。

今回はそんな未来のExcelの使い方について、ご紹介します。

関数の説明、意外と難しい問題

Excelの関数を使うのは慣れてくるとそこまで難しくありません。

けれど、それを「人に説明する」となると、話は別です。

「動かす」ことと「説明する」ことは違う

たとえば、同僚からこんな質問をされたことはありませんか?

このIF関数って、どういう判断してるの?

動きは頭で理解していても、口に出して説明しようとすると詰まってしまう。

実はこれ、多くの人が感じている違和感なんです。

言語化のハードルは意外と高い

関数はロジックで動いています。

一方で、説明は自然言語(=日本語)で行わないといけないですよね。

この“思考の変換”が地味に難しいんです。

しかも、関数の入れ子(ネスト)が増えたり、IFとVLOOKUPを組み合わせていたりすると、いよいよ何が何だか…。

マニュアルに書こうにも、文体が固すぎたり冗長になったりして、読み手にとっても苦痛です。

「わかってるつもり」のまま放置されがち

忙しい日々の中で、わざわざ関数の意味を一文にまとめる時間はとれない。

とりあえず数式が動いていればOK、という判断になりがちです。

その結果、「なんでこの数式だったんだっけ?」という“記憶喪失ファイル”がどんどん増えていきます。

解決のヒントは「自動で説明してくれること」

必要なのは、関数の内容を人に伝わる日本語で説明してくれる存在です。

そして、できれば毎回それを考えずに済む自動化のしくみです。

それを実現してくれるのが、次に紹介する「ChatGPT」の活用法です。

ChatGPT活用:関数を“言語化”するパートナーとして

Excelの関数を自分で人に説明するのは難しいですが、その「説明文」をChatGPTに任せるとしたら一気に簡単になります。

関数を渡すだけでOK

たとえば、以下のような関数があったとします。

=IF(A2>=100,”合格”,”不合格”)

この数式の意味をChatGPTに聞いてみると、こんなふうに返ってきます。

「この関数は、A2の値が100以上であれば“合格”、それ以外の場合は“不合格”と表示します。」

ものすごくシンプルですが、初心者にもすっと伝わる説明ですよね。

説明文の作成にもう悩まない

ChatGPTにできるのは「関数の翻訳」だけではありません。

  • 業務マニュアル用の説明文
  • 社内向けの関数ガイド
  • 初学者向けのExcel教材の補足文

これらも自然な文体でサクッと作ってくれます。

自分で考えると30分かかるような説明も、数秒で生成できます。

説明のトーンも調整可能

ChatGPTは、トーンの調整も可能です。

トーン調整の例
  • 初学者向けにやさしく
    →これは、ある条件を満たしたときに結果を分ける関数です。
  • ビジネス用途でフォーマルに
    →本関数は、指定セルの数値の条件に応じて分類表示するためのものです。
  • 開発者向けにテクニカルに
    →IF文により、100以上か否かで条件分岐を行っている。

相手や用途に応じて、伝え方まで自動で調整してくれるのは、大きな魅力です。

自分の理解も深まる

実はこれが一番のメリットかもしれません。

関数の説明を読むことで、「なんとなく動いてた関数」が本当の意味で“理解できる関数”に変わります。

つまり、ChatGPTを使えば、人への説明だけでなく、自分への理解補助ツールにもなるんです。

応用例:説明文+コメント挿入まで自動化

関数の説明文をChatGPTで生成できると、「理解が深まる」だけでなく、実務の効率化にも大きく役立ちます。

ここではその応用例として、説明文をExcelシート上に自動で活用する方法をご紹介します。

コメントや隣のセルに説明を表示

もっともシンプルな使い方は、説明文を関数の隣のセルに貼り付けることです。

セル数式説明文
A2=IF(B2>=80,”合格”,”不合格”)B2の値が80以上なら「合格」、そうでなければ「不合格」

こうすることで、「なぜこの数式なのか?」がすぐに分かるので、自分にも他人にもやさしいファイルができます。

コメント(メモ)として埋め込む

もう少しスマートな方法が、セルにコメント(メモ)として埋め込むやり方です。

コメントを埋め込む手順
  1. 関数を含むセルを選択
  2. ChatGPTで生成した説明文をコピー
  3. 右クリック→コメントの挿入
  4. 内容を張り付ける

見た目をスッキリ保ちながら、必要なときに意味を確認できる便利な形式です。

VBAやマクロとの連携も可能

少し上級者向けになりますが、VBA(マクロ)と組み合わせることで、自動コメント挿入も実現できます。

たとえば、アクティブシートの全関数セルを走査し、ChatGPTのAPI経由で説明を取得し、コメントとして付与するというツールも構築可能です。

業務で大量の関数を使うファイルを扱う方にとっては、保守性・引き継ぎ性の高いファイルを自動で作る武器になります。

実務の「あと一歩」を支えてくれる存在に

こうした応用を活用すれば、ChatGPTはただの“おしゃべりAI”ではなく、実務で役立つExcelアシスタントになります。

関数を作ったあと、説明文と一緒に残しておくだけで、未来の自分も、ファイルを引き継ぐ同僚も、きっと助かるはずです。

Excelの“わかる化”が加速する未来

関数をどうやって書くかという悩みから、「この数式、何をしてるのか?」をどう説明するかという課題に対して、ChatGPTはとても頼もしい味方になってくれます。

関数の意味を言語化し、やさしく、的確に伝えてくれる。
しかも、それをマニュアルにしたり、コメントとして埋め込んだり、実務に落とし込むこともできる。

複雑なファイルも、引き継ぎ資料も、後から見返す自分のためのメモもひとつずつ「わかる化」していくことで、Excelはもっと強く、もっとやさしくなっていきますね。

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