その議事録、ムダに時間かかってませんか？
会議のあとに「じゃあ議事録、よろしく！」と言われて、うんざりしたことはありませんか？
私も以前、スマホで録音した会議の音声を、一言一句すべて手で書き起こしていたことがあります。
話すスピードに全然追いつかず、何度も巻き戻しては再生して、また止めて書く…。
30分の会議をまとめるのに、2時間以上かかったこともありました。
- 書いているうちに「これ、何が重要なんだっけ？」と迷子
- 結局「とにかく全部残しておこう」というスタンス
- 最終的に読みづらい議事録が完成…
同じような経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか？
でも実は、議事録の目的は“すべてを記録する”ことではなく、要点を簡潔に伝えること。
その要約を、今やAIが代わりにやってくれる時代です。
今回は、ChatGPTを使って「読みやすくて伝わる議事録」を時短で作る方法を、Before / After形式でご紹介します。
なぜ議事録作成にChatGPTが有効なのか？
議事録作成は、単に会話を記録するだけではありません。
- 「伝える相手」に合わせた要点整理
- 「見出し」や「構造」を考える文書力
- 内容に対する解釈や要約センス
こうしたスキルが必要なため、議事録の作成は時間がかかるうえに、文章のクオリティにムラが出やすい業務です。
一方でChatGPTは以下のことが得意分野です。
- 会話やメモからの「要点抽出」が得意
- スピーディーに丁寧な文章にできる
- 指示次第で「形式」や「トーン」の調整も自在
上記のような特徴があるためChatGPTは、議事録作成の一番大変な部分を代わりにやってくれる強力なツールになります。
Before / After 実例：読みづらい議事録がこう変わる！
ここからは実際にChatGPTを使って読みづらい議事録がどう変わるのか見ていきたいと思います。
議事録のテーマは「営業部定例会議メモ」としています。
Before（読みづらい議事録の例）
まずは読みづらい議事録を記載します。展開して少し読んでみてください。
議事録
参加者：営業部5名＋マーケティング担当1名
今期の売上進捗について、まず田中さんから資料の共有があって、4月の売上は前年同月比で微増、ただし案件数は減少傾向とのことでした。
で、そこに関しては新規案件の開拓数が減っていることが原因という話で、特に西日本エリアでの新規が少なくて、そのために対応を強化しないとということで、森さんからはメール配信強化の話が出ました。
配信先のリストも見直す必要があるってことで、マーケ担当の加藤さんからは、既存の配信リストは古くなってきているのでターゲティングの再構築をした方がいいのではという提案もあり、それについては来週のMTGで具体的に案を持ち寄ることになりました。
あと、来月のキャンペーンに関しては、田中さんからは例年通りの方法でいいのではという意見がありましたが、森さんは今年はSNS広告も使ってみたいということで、比較検討する形で次回までに見積もりを取ることになりました。
それと最後に話題に出たのが、来月の展示会の対応についてで、ブース設営と人員シフトについては担当を決めないといけないという話が出て、今週中に希望日程を共有することになりました。
最後まで読み切った方の方が少ないのではないでしょうか？
もし最後まで読み切ったとしても、内容まで覚えている方はさらに少ないと思います。
この議事録は読む気にならないよと言われても仕方ないよね
この議事録の読みにくいポイントをまとめました。
- 一文が長く、どこで話題が切り替わるのかわからない
- 主語や話者が曖昧で、内容の整理が難しい
- 結論が後回しになり、ToDoも把握しづらい
ではこの議事録にChatGPTを使ってみましょう。
ChatGPTへのプロンプト例
ChatGPTに以下のプロンプトで要約をしてもらいました。
以下の会議メモをもとに、社内向けの議事録を作成してください。
条件：
・要点を簡潔に、話題ごとに整理してください
・見出しや箇条書きを使って読みやすくしてください
・敬語表現を含めたビジネス文書形式で出力してください
・次回対応すべき点やToDoがあれば最後にまとめてください
【会議メモ】
（上記の議事録をここに貼り付け）
条件を箇条書きにすることでChatGPTが理解しやすくなりますし、【会議メモ】とすることでどの部分を要約すればいいか適切に伝えることが可能です。
After（ChatGPTで要約された議事録）
ChatGPTから返された議事録は以下のものになりました。
数秒でこんなに綺麗な議事録にまとめてくれるんです！
日付：2024年5月28日（火）10:00〜
参加者：営業部5名、マーケティング担当1名
1. 今期の売上進捗
- 4月売上は前年同月比で微増。
- 案件数は減少傾向。特に西日本エリアで新規案件が少ない。
2. 新規案件開拓施策
- メール配信の強化を検討。
- 配信リストの精度低下により、ターゲティング再構築を提案。
- 施策案を次回会議（6月4日）で共有予定。
3. 来月のキャンペーン施策
- 田中：例年通りの施策を提案。
- 森：SNS広告の活用を提案。
- 両案の比較検討後、次回までに見積取得予定。
4. 展示会対応
- ブース設営と人員シフトの調整が必要。
- 今週中に希望日程を共有することを確認。
📝 次回会議予定事項
- 新規施策案の共有
- キャンペーン案の見積確認
- 展示会の担当決定
どうですか？Beforeの議事録と比較しても格段に読みやすくなったと思いませんか？
1文1文が短く、箇条書きにされているので読み返そうという気持ちになりますよね（笑）
Beforeからの改善点は以下の通りです。
- 話題ごとに整理され、読みやすさが向上
- 箇条書きで視認性が高い
- 論点・提案・ToDoが明確になり、実務に活かしやすい
さらに、ChatGPTで生成した議事録はそのままWordファイルとして整形して出力することもできます。
会議フォルダへの保存、上司への提出、共有メールへの添付など、次のアクションまで含めて効率化が図れるのでどんどん使っていきたいですね！
よくある注意点
議事録を作成するのに非常に有効なChatGPTですが、自分が求める議事録を作成してもらうために注意したい事があります。
まとめ：議事録作成の「ムダ時間」を卒業しよう
会議が終わったあと、「この議事録…全部書くの大変だな」と思ったことがある方は多いはずです。
でも、議事録の本来の目的は、“会議のすべてを記録すること”ではありません。
大切なのは、「誰が・何を・いつまでに」を明確にし、関係者と情報を共有すること。
ChatGPTを使えば、その“伝えるべきこと”の整理と文章化が、驚くほどスムーズになります。
しかも、一定のクオリティで安定した文章が出てくるので、共有のミスや伝達漏れも防ぎやすくなります。
業務のなかで「これはムダかも？」と感じていた作業こそ、AI活用のチャンスです。
ぜひ一度、ChatGPTを議事録づくりの相棒にしてみてください。
一度体験すると、その便利さがクセになりますよ！
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